Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Sanna Siikarla, yksityinen elinkeinonharjoittaja
Y-tunnus: 2099057-4
Osoite: Aurinkotuulenkatu 22 B 28, 00990 Helsinki
Sähköposti: sanna@sijasi.fi

SIJASI on rekisterinpitäjän käyttämä palvelubrändi.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen sanna@sijasi.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi
• yrityksen tai organisaation nimi
• sähköpostiosoite
• verkkosivuston osoite
• valittu palvelu tai avuntarve
• kuvaus yrityksen nykytilanteesta
• tavoiteltu lopputulos
• toivottu aikataulu
• vapaaehtoinen budjettitaso
• muut henkilön itse yhteydenotossa antamat tiedot
• yhteydenottoihin, tarjouksiin, sopimuksiin, toimeksiantoihin ja asiakasviestintään liittyvät tiedot
• ajanvarausta koskevat tiedot
• laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot
• sivuston tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite, ajankohta, selain, laite, pyydetty sivu ja mahdolliset tietoturvatapahtumat
• käyttäjän suostumuksella kerättävät sivuston käyttöä koskevat analytiikkatiedot, kuten katsotut sivut, sivustolla tehdyt toiminnot, laitetyyppi ja likimääräinen sijaintialue

3. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään:

• projektikuvauslomakkeella
• sähköpostitse
• ajanvarauksen yhteydessä
• alkukeskustelussa
• tarjouksen, sopimuksen tai toimeksiannon yhteydessä

Tekniset loki- ja analytiikkatiedot syntyvät sivuston ja sen teknisten järjestelmien käytön yhteydessä.

Lomakkeen pakolliset tiedot tarvitaan yhteydenottoon vastaamiseksi ja pyydettyjen sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseksi. Ilman pakollisia tietoja yhteydenottoa tai tarjouspyyntöä ei välttämättä voida käsitellä. Vapaaehtoisten tietojen antamatta jättäminen ei estä lomakkeen lähettämistä.

4. Miksi tietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen
• alkukeskustelujen ja ajanvarausten järjestäminen
• asiakkaan tilanteen ja palvelutarpeen arviointi
• tarjousten laatiminen
• sopimusta edeltävien toimien toteuttaminen
• toimeksiantojen ja asiakassuhteiden hoitaminen
• asiakasviestintä
• laskutus ja kirjanpito
• sivuston toimivuuden ja tietoturvan ylläpitäminen
• sivuston käytön analysointi ja kehittäminen käyttäjän suostumuksella

Käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• sopimuksen tekemistä edeltävien toimien toteuttaminen henkilön pyynnöstä
• sopimuksen täytäntöönpano
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa yritysasiakkaiden yhteyshenkilöihin liittyvää asiakasviestintää, turvata sivuston toiminta ja ehkäistä väärinkäytöksiä
• käyttäjän suostumus vapaaehtoiseen analytiikkaan

Analytiikkasuostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa sivuston footerissa olevasta Evästeasetukset-linkistä.

5. Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia palveluja:

Lovable ja Lovable Cloud

Sivuston julkaisuympäristö, hosting, palvelinpuoliset toiminnot ja tekniset lokit.

Resend

Projektikuvauslomakkeella lähetettyjen viestien turvallinen välittäminen rekisterinpitäjän sähköpostiin. Lomaketietoja ei tallenneta SIJASI-sivuston omaan asiakas- tai liiditietokantaan. Tiedot välitetään Resendin kautta sähköpostiin.

Google Workspace ja Gmail

Yhteydenottojen vastaanottaminen, asiakasviestintä ja sähköpostien säilyttäminen.

Google Calendar

Alkukeskustelujen ajanvaraus ja kalenteritapahtumien hallinta. Ajanvaraus avautuu erilliseen Google-palveluun.

Google Tag Manager

Sivuston analytiikka- ja suostumustunnisteiden tekninen hallinta.

Google Analytics 4

Sivuston käytön ja toimintojen analysointi vain käyttäjän antaman analytiikkasuostumuksen perusteella.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa:

• kirjanpito- ja laskutuspalveluille siinä määrin kuin laskutuksen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen edellyttää
• teknisille palveluntarjoajille sivuston ylläpitämiseksi
• viranomaisille, jos tietojen luovuttamiseen on lakisääteinen velvollisuus

Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille.

6. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käytettävistä palveluntarjoajista ja niiden alikäsittelijöistä voi käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa.

Kansainväliset siirrot perustuvat palveluntarjoajasta ja käsittelytilanteesta riippuen:

• Euroopan komission riittävyyspäätökseen
• EU–USA Data Privacy Frameworkiin
• Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin
• muihin tietosuojalainsäädännön hyväksymiin suojatoimiin

Ajantasaiset tiedot palveluntarjoajien käyttämistä alikäsittelijöistä ja siirtoperusteista löytyvät niiden omista tietosuoja- ja sopimusehdoista.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.

Käytettävät säilytysajat:

• yhteydenotot, jotka eivät johda asiakkuuteen: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
• tarjoukset, jotka eivät johda toimeksiantoon: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai tarjouksen päättymisestä
• asiakas-, sopimus- ja projektitiedot: asiakassuhteen ajan ja kolme vuotta sen päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi
• laskut ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukainen aika, aineistosta riippuen vähintään 6 tai 10 vuotta
• GA4:n käyttäjä- ja tapahtumatiedot: 14 kuukautta
• tekniset palvelin- ja tietoturvalokit: enintään 12 kuukautta
• selaimeen tallennettu eväste- ja analytiikkasuostumus: kunnes käyttäjä muuttaa valintaansa tai suostumusratkaisun versio uudistuu

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää laillista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
• peruuttaa suostumus milloin tahansa
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen sanna@sijasi.fi.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntöön vastataan lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille tietojen käsittely on työn tai palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Sivusto käyttää suojattua HTTPS-yhteyttä. Palveluntarjoajien tunnukset, API-avaimet ja muut salaisuudet säilytetään palvelinpuolisissa salaisissa ympäristömuuttujissa eikä niitä julkaista selaimeen.

Projektikuvauslomakkeella ei tule lähettää salasanoja, henkilötunnuksia, maksutietoja, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja.

10. Evästeet ja analytiikka

Sivusto käyttää aina välttämättömiä teknologioita, joita tarvitaan sivuston toimintaan, tietoturvaan ja käyttäjän evästevalinnan muistamiseen.

Google Analytics 4 aktivoidaan vain käyttäjän antaman analytiikkasuostumuksen perusteella. Ilman suostumusta GA4-tunniste ei käynnisty eikä analytiikkaevästeitä aseteta.

Käyttäjä voi hyväksyä analytiikan, kieltäytyä siitä tai muuttaa valintaansa myöhemmin sivuston footerissa olevan Evästeasetukset-linkin kautta.

Evästeistä, tunnisteista, niiden tarkoituksista ja voimassaoloajoista kerrotaan tarkemmin evästekäytännössä.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi käyttäjää koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

12. Selosteen päivittäminen

Tietosuojaselostetta päivitetään, jos sivuston palvelut, käytettävät järjestelmät tai henkilötietojen käsittelytavat muuttuvat.

Selosteen viimeinen päivityspäivä näkyy sivun alussa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sivustolla ja tarvittaessa suoraan henkilöille, joita muutos koskee.